—

الوصف الوظيفي لمحلل النظم

هو أحد المختصين بمجال نظم المعلومات والذي يقوم بعدة مهام في تطوير نظم المعلومات منها بحث المشاكل والتخطيط للحلول المناسبة واختيار البرمجية أو النظام المناسب لحل المشاكل وتنسيق عملية تطوير البرمجيات لمقابلة احتياجات العمل

لذلك يُعَد محلل النظم بمثابة المحرّك الرئيسي الذي يعمل على تحقيق التناغم بين الأعمال وتكنولوجيا المعلومات في الشركة. كما يُمكن تعريف “محلل النظم” والذي يُطلق عليه باللغة الإنجليزية “System Analyst” بأنه الشخص المعني بتحليل النظم الحاسوبية للشركة. ويقوم بتحليل النظم ودراستها بهدف إيجاد السبل التي لا بد على الشركة اتباعها للوصول إلى أفضل الحلول والتصاميم التكنولوجية

وبالتالي يُعنى محلل النظم بمراجعة جميع البيانات والمعلومات المتعلقة بالأنظمة والبرمجيات ورفع التقارير حولها ممَّا يُساعده أيضًا على استكشاف الأعطال التقنية بها والمزيد من الأمور الوظيفية

بعض اهم مهام محلل النظم

ترتيب الاجتماعات وورش العمل مع اصحاب العلاقة لجمع المتطلبات والاحتياجات والدراسات

عند القيام بجمع البيانت والاجراءات الحالية للنظام الحالي بغرض التطوير او التحسين او التجديد فلابد من ان يكون هنالك اجتماعات وورش عمل لدراسة التطلبات وبناء التصاميم وجمع النماذج والمعلومات لكل قسم وادارة موجدودة في المنشأة ولايتم ذلك الا عن طريق عقد الاجتماعات وورش العمل الذي يقوم بالتنسيق لها وكتاية اجندتها محلل النظم ومساعديه وغالبا ماتكون المتطلبات الخاصة لبناء وتطوير الانظمة محصورة حول التالي :

• المهام والاعمال والوصف الوظيفي
• السياسات والاجراءات الخاصة
• النماذج المستخدمة
• البيانات المالية
• الصلاحيات وتوزيعها
• الهيكل الادراي والتسلسل الوظيفي
• التقارير العامة

أخذ اراء اقسام الشركة و موظفيها حول انظمة الشركة الداخلية واستقبال الاقتنراحات ودراستها والخاصة بالتطوير والتحسين

يتم اخذ اراء الموظفين في الانظمة الحالية غالبا عن طريق الاجتماعات وورش العمل واحيانا تكون عن طريق ارسال استبيانات موجهة لحل مشكلة ما في النظام

في المثال المعروض ادناه نجد ان الاستبيان الذي اجري في عام 2016 ادت الى عمل تحسينات في النظام الحالي وتم اعادة الاستبيان في العام 2017 وكانت النتيجة للافضل

جمع البيانات وتحليلها

يقوم محلل النظم بجمع البيانات عن الانظمة الحالية من خلال الاطلاع على التقارير والاجراءات المعمولة على النظام الحالي او من خلال الاجتمعات المخصصة لدراسة مشاكل النظام مع المعنيين في الشركة وايجاد المشكلة وتحليلها

مثال على ذلك جمع البيانات نجد هنا انه تم عمل فلو شارت لسلسلة الموافقات الحالية على النظام لطلب الاصناف من المستودعات وبعد التحليل نجد ان هنالك مشكلة في عدم وجود تحكم علة المستودعات بحيث انه من المعروف ان المستودعات جههة نفيذية وليست جههة ذات قرار

التحسين من كفاءة الانظمة وادائها

من مهامه اتلثابته ان محلل الانظمة يقوم بعد جمع المعلومات ورسم التصاميم الحالية للنظام بمحاولة تطوير وتحسين النظام الحالي ففي المثال السابق الخاص بالمستودعات وبعد جمع البيانات الحالية للنظام المعمول فيه وبعد عمليات التحليل وورش العمل والنقاشات نجد ان النظام او الاجراء الحالي ينقصه عامل التحليل الفني وتحويل المستودعات اللى جهة تنفيذية تصرف الاصناف بناء على قرار فني

نجد هنا انه تم اضافة طبقة تقوم بدراسة الطلبات الموجهة للمستودعات والموافقة عليها فنيا قبل ان يتم توجيهها للمستودعات للصرف وبالتالي اصبح هنالك مصوغا فنيا لعمليات الصرف وتم ايقاف الصرف العشوائي للاصناف وبالتالي فان مهمة التحسين من كفاءة النظام قد تمت

مراجعة البيانات وقواعد البيانات الحالية للشركة من خلال اجراء الاختبارات للتقارير والمخرجات للتأكد من خلوها من الاخطاء والنقص

في كل نظام الكتروني تعد قواعد البيانات المصدر الاساسي والاول للبرنامج فمنه يتم قراءة التقارير وتحليل البيانات وانشاء المعادلات الرياضية والمالية .. الخ من العمليات التقنية وبالتالي فان اي نقص في البيانات قد يؤثر بشكل جذري في المخرجات النهائية للنظام ولذلك فان دور محلل الانظمة هو القيام بايجاد المشاكل الموجود في قواعد البيانات والتي دائما ماتكون سببها الاساس هو نقص المعلومات

مثال على ذلك سنجد ان الحالة الدراسية تفتقد الى 10% غير معروف وبالتلي فانه يِثر على المخرج النهائي للتقرير ومن هنا نجد ان دور المحلل هو تحفيز الجهات المعنية في الشركة او المنشأة لادخال النقص في البيانات للوصول الى بيانات مكتملة ونواتج مخرجه جيدة

اتمتة الاعمال الورقية من خلال تصميم وتطوير برامج وانظمة جديدة

من مهام وادوار محلل النظم هو تصميم وتطوير البرامج الجديدة و>لك عن طريق رسم الاجراءات الحالية وتحويلها الى نظام الكتروني يخدم الجهة التي يعمل بها كالمثال التالي الذي يوضح عملية رياضية تم رسمها وتصميمها وستتم من خلال تحويل الرسم والتصميم التالي الى كود مكتوب بلغة برمجية تودي الى طاب مدخلات وطباعة الناتج المطلوب

تحديد الاحتياجات الاساسية لأنظمة تكنولوجيا المعلومات

لايخفى على الجميع ان لكل نظام احتيجات كالسيرفرات والطابعات والشبكات لذلك ان محلل النظم عند القيام بالتطوير للنظام الحالي او عند انشاء نظام جديد فانه يضع في الاعنبار الاحتياجات الاساسية لنجاح النظام فمثلا لنجاح نظام الحضور والانصراف لابد من توفر اجهزة البصمة لاخذ البيانات ودمجها بقواعد البيانات والموظفين بالثافة الى السيرفرات والشبكات الخاصة بذلك

تحليل التكاليف والفائدة للانظمة الجديدة

عند بناء نظام جديد او شراء نظام جديد او حتى تطوير النظام الحالي فان هنالك حاجة ماسة الى دراسة التكاليف بالاضافة الى الفائدة المرجوة من ذلك فدراسة التكاليف تعد دراسة جدوى اقتصادية مصغرة للبرنامج يتم فيها وضع كافة الاحتياجات الخاصة بذلك كمدة التحليل ومبلغ شراء النظام او تطويره وكذلك الاحتيجات الاساسية كالطابعات والاجهزة والسيرفرات ومواصفاتها وتكاليفها بالضلفة الى عمليات الصيانه والتشغيل

واضافة الى ذلك وضع خطة العمل المرجوة والمدة المقترحة للانشاء وايضا وضع الفوائد والعوتئد من هذا النظام وماهو متوقع ان لم يتم تفعيله او عمله وماهي التحسينات المتوقعة عند حدوث ذلك

المساهمة في عمليات التحول الرقمي

بداية لابد ان نفهم ونفرق بين الأتمتة  والرقمنة والتحول الرقمي في هذا الجدول سنجد ان الاتمتة هي التحول من الورقي إلى الالكتروني البدائي .. ومن ثم مرحلة الرقمنة وهي تطوير النظام البدائي إلى نظام سهل التعامل معه كدعم التطبيقات .. ثم اخيرا الرقمنة وهو التحول الكامل لنظام شامل يدعم الذكاء الاصطناعي  ..

نلاحظ من خلال التعاريف والجدول السابق انه من الممكن دمج عملية الاتمتة والرقمنة في مرحلة واحدة.. وترك التحول الرقمي لمرحلة أخرى مستقلة بذاتها

ومن هذا المنطلق نجد ان التحول الرقمي هو عبارة عن أدوات وعمليات وبرمجيات مساندة ذات جودة عالية ومردود قوي .. يتم دمجها بنظام تم اتمتته ورقمنته مسبقا .. بشرط أن يكون ثابتا وله مستخدمين يطمحون للتطوير وزيادة الإنتاجية كالتقنيات الموجدوة في الرسم ادناه

ومن مهام محلل النظام هو اختيار التقنيات المساعدة على تطوير النظام وسهولة الاستخدام كتقديم خدمة التطبيقات الخاصة للجوال والتخزين السحابي والتفاعل مع المستخدمين والتسويق الالكتروني … الخ من خدمات التحول الالكتروني المساندة للنظام الفعلي

..

اهم مهارات محلل النظم

ادارة الوقت

هي عملية التخطيط وممارسة السيطرة الواعية على الوقت الذي يقضيه محلل النظم في عمليات العمل وجدولتها وماتبعتها ، وذلك بغرض زيادة الفعالية والكفاءة و الإنتاجية ويتم ذلك غالبا عن طريق وضع خطة عمل مرسومة للمشروع وموضحة بالتكاليف والوقت

ادارة ورش العمل والاجتماعات

تُعد مهارة تقديم ورش العمل والاحتماعات من المهارات الضرورية للعاملين بمجال التحليل ، فالورشة المُقدمه على نحوٍ ناجح هي الورشة التي توفر للحاضرين معلومات جديدة وتمنحهم شعورًا بإتمام المهام المطلوبة من خلال تحقيقهم لهدف الورشة، كما أن الورشة الناجحة تُعتبر مساحة مناسبة للتفاعل بين المشاركين والتعلم والناقشة اعتمادًا على العمل الجماعي .. وتتمحور مهام المحلل حول التالي :

• تحديد أهداف ورشة العمل.
• حدد الجمهور المُستفيد من الورشة
• اختر وقت الورشة
• أعلِن عن ورشة العمل
• استقبِل الحضور
• اطلب من المشاركين الاستعداد لورشة العمل
• جهّز وسائل تعليمية مُختلفة لورشتك
• رتّب المواد الإيضاحية البصرية والسمعية.
• استعن بالخبراء والمتحدثين الضيوف وبالطبع المساعدين الشخصيين
• الخروج بالمطلوب من ورشة العمل واهدافها

ادارة التغيير

إدارة التغيير هو مصطلح يستعمل في مجالين هما إدارة التغيير في العمل أو إدارة التغيير في المشاريع. في مجال إدارة التغيير في العمل فهو نهج يتبع لتحويل أو انتقال  منظمة من حالة راهنة إلى حالة مستقبلية منشودة.

إنها عملية تنظيمية تهدف إلى مساعدة أصحاب المصلحة للقبول وبالتالي تبني التغييرات في بيئة الأعمال الخاصة بهم  .

أما في بعض مجال إدارة المشاريع، فترمز إدارة التغيير إلى عملية معالجة التغييرات التي قد تحدث خلال عملية المشروع وكيفية موافقة الأطراف المعنية على هذه التغييرات

ودائما ما احب ان اعطي مثالا بسيطا على ذلك فنجد مثلا انه قبل اختراج الريموت كنترول الخاص بالتلفزيون كان هنالك موظفا يقوم بعملية تغيير القنوات ورفع الصوت او خفضه وايضا كان يقوم بالحث عن القنوات يدويا في التلفزيون ( وكان هذا الموظف مزاجيا احيانا يقوم بعمل واحيانا لا يفعل ) وبعد ان تم اختراع الريموت كنترول تم الاستغناء عن هذه الوظيفة

في هذا المثال نجد ان هنالك فوائد لوجود الريموت كنرول واحيان مقاومة من الشخص الذي كان يقوم بعمله ( تعبير مجازي ) هنا يأتي دور ادارة التغيير في كيفية كسب علاقة هذا الموظف وتحفيزه للقيام بالمهام السابقة بدلا من اليدوية الى القيام بها عن طريق الريموت كنرول مثلا

العروض التقديمية

مهارة العروض التقديمية من اهم المهارات التي يجب على محلل النظم اتقانها لانها بصفة الخطبة امام الجمهور فهي التي تعكس طريقة واسلوب عمل النظام الحالي او توجهك في عملية التطوير للنظام الحالي

قواعد البيانات

تعد قواعد البيانات والجداول والحقول المصدر الرئيسي لكل نظام فمنها يتم قراءاة التقارير واليها يتم ادخال المدخلات لذلك على محلل النظم ان يكون لديه معرفة تامة عن البيانات الموجودة في قواعد البيانات الخاصة بالنظام الحالي وايضا ان يكون على معرفة تامة بقواعد البيانات التي ستبنى للنظام الجديد بحيث يقوم بدراسة المتطلبات والاحتياجات المستقبلية لقواعد البيانات فمثلا نجد في قواعد البيانات القديمة عدم وجود حقل خاص بالبريد الالكتروني لكل موظف وعند التطوير لابد من ايجاد هذا الحق في قواعد بيانات الموظفين

بناء التقارير والنماذج

التقارير والنماذج تعتبر من مخرجات النظام فالتقارير هيا عبارة عن ملاخصات لوضع ما او موضوع معين اما النماذج فهي مخرجات لقرارات او مدخلات سابقة

لغات البرمجة

يعد معرفة المحلل بلغات البرمجة معرفة ثانوية ليست اساسية لكنها تضيف للمحلل قوة اكثر من ناحية معرفته باليات تحويل الرسومات والمخططات الى اكواد برمجية صالحة للعمل الالكتروني

ادوات التصميم ( ادارة عمليات الاعمال ) الهندرة

من المهام الاساسية لمحلل النظم هي الهندرة وادارة عمليات الاعمال والتي تعرف بانها ادارة أساليب العمل أو إدارة عمليات الأعمال وهي عبارة عن أنظمة تهدف الى تحسين إجراءات العمل من بدايتها إلى نهايتها، وذلك من خلال تحليل انشطة كل عملية اجرئية وربطها ببعضها البعضللوصول الى أهدافها

تبدأ عمليات التحسين دائما من عمل دراسة للوضع الحالي وبعدها يتم العمل على تنفيذ التحسينات المُقترحة وذلك من خلال وضع سيناريوهات جديدة للعملية ومراقبتها والاستمرار في تحسينها .

لذلك نستطيع ان نقول انها (BPM) عبارة عن علم يرتكز على عمليات إجرائية لها مدخلات ومخرجات تسعى من خلالها الى التوفيق بين أهداف المنشأة الاستراتيجية والعميل ( سواءا كان العميل داخليا موظفا مثلا او عميل خارجي طالبا لخدمة )

يمكنكم الاطلاع على الموضوع بشكل كامل من خلال الرابط التالي

إدارة عمليات الأعمال BPM

التخطيط الاستراتيجي

هو عبارة عن تخطيط بعيد المدى، ويأخذ هذا التخطيط في الاعتبار جميع المتغيّرات الخارجيّة والداخليّة، للنظام  ويقوم بتحديد جميع الشرائح والقطاعات المستهدفة يقوم هذا التخطيط بالإجابة على سؤال إلى أين نحن ماضون، آخذاً في الاعتبار الرؤية المستقبليّة للمنشأة وعلاقات التكامل والارتباط بين جميع جوانب هذه المنشأة

ومن هذا التعريف نجد ان وضع خطة استراتيجيات للنظام الحالي او الجديد يعكس الصورة المستقبلية للنظام واليات التطور فيه من البداية الى النهاية يعد امرا مهمها واستراتيجيا للمنشأة

اليات بناء الاستبيانات

لقد اطلعنا في السابق على فوائد الاستبيانات ولذلك نجد ان مهارة عملها واليات استخدامها وتحديد الشرائح المستهدفة عمل مهم في تطوير وتحليل الانظمة وتحسين ادئها وهذه المهارة لابد ن تعلمها واكتسابها لمحلل النظم

اعداد وبحث : جميع الحقوق محفوظة م. عبدالله بن يسلم الخنبشي 2020

—