—

Business Process Management ) BPM ) إدارة أساليب العمل أو إدارة عمليات الأعمال .

هي عبارة عن أنظمة تهدف الى تحسين إجراءات العمل من بدايتها إلى نهايتها. وذلك من خلال تحليل انشطة كل عملية اجرئية وربطها ببعضها البعض للوصول الى أهدافها

تبدأ عمليات التحسين دائما من عمل دراسة للوضع الحالي وبعدها يتم العمل على تنفيذ التحسينات المُقترحة. و ذلك من خلال وضع سيناريوهات جديدة للعملية ومراقبتها والاستمرار في تحسينها .

لذلك نستطيع ان نقول انها (BPM) :. عبارة عن علم يرتكزعلى عمليات إجرائية لها مدخلات ومخرجات تسعى من خلالها الى التوفيق بين أهداف المنشأة الاستراتيجية والعميل . ( سواءا كان العميل داخليا موظفا مثلا او عميل خارجي طالبا لخدمة )

ونستطيع ان نقول ان دورة إدارة عمليات الاعمال هي على النحو التالي

—

—

• التصميم : هو عبارة عن رسم ونمذجة العملية الإجرائية بالتحليل المنطقي للعملية. باستخدام أدوات النمذجة والتصميم المختلفة  (سيأتي ذكرها لاحقا في دروس قادمة بأذن الله). فعند رسم التصميم وبعد التحليل واذا اردت ان يكون تصميم نموذجك الاجرائي فعالا وقويا لابد من إيضاح النقاط التالية ( علما بأنه يمكن الاستغناء عن بعضها أحيانا بحسب ماهية الاجراء والعملية نفسها )

– تعريف الاجراء والهدف منه وترميزه ( الترميز هي عملية وضع ارقام وحروف للاشارة للعملية الإجرائية )

– وضع مسارات الاجراء وتعيين المعنيين من هذا الاجراء بناء على الهيكل الإداري نزولا الى الأقسام والافراد

– التنبيهات والاشعارات ( اشعار او تنبيه افراد او إدارات في المنشأه بعملية معينة)

– التصعيد ( يستخدم في حالات التأخير او العقوبات )

– استبيان مستوى العملية الإجرائية ( وذلك في حال كان الاجراء يخدم عملاء داخليا او خارجيا )

– الوقت المتوقع لتنفيذ كل عملية داخل الاجراء (لدراسة وقت تنفيذ العملية الإجرائية ككل )

– التكلفة المالية لتفيذ كل عملية داخل الاجراء (لدراسة تكلفة تنفيذ العملية الإجرائية ككل )

—

مثال بسيط لعملية اجرائية غير معقدة

—-

• المحاكاة    : هنالك العديد من البرامج التي تقوم بعمل محاكاه. لنموذج التصميم أعلاه الخاص بالعملية الإجرائية ومن خلال المحاكاة تستطيع دراسة الوقت والتكلفة والجودة. لكل عملية إجرائية وأيضا تستطيع عمل سيناريوهات مختلفة للأجراء الواحد ومقارنة مخرجاتها.
• التنفيذ     : بعد التصميم والمحاكاة يأتي دور تنفيذ العملية الإجرائية بحسب ما تم الاتفاق عليه في عمليتي التصميم والمحاكاة من قبل الجهات المعنية وبالتعاون مع الافراد في المنشأة.

• المراقبة   : عند التنفيذ يأتي دور مراقبة تنفيذ العملية ( الاجراء ) والتأكد من سيرها على النحو الصحيح
• التحسين : غالبا ما يحدث هنالك بعض الاختلافات ما بين المحاكاة .التصورية والتنفيذ الفعلي وهنا يأتي دور التحسين المستمر على الصميم الأساسي للعملية.

ومن خلال ما سبق نقول ان فوائد إدارة عمليات الاعمال كثيرة ومهمة لكل منشأة تريد تطوير نفسها لتواكب تطلعات العملاء ولتستطيع تحقيق أهدافها الاستراتيجية ومن اهم هذه الفوائد

التوثيق العام للإجراءات

نقصد هنا بوضع كتيبات او كتيب عام تشغيلي (للمنشأة او الإدارة او القسم او حتى الفرد) موثق ومعمم يستطيع من خلاله الفرد تعلم وفهم مهامه واعماله وطرق تشغيله للإجراءات دون الرجوع لأحد وتضيع الوقت والجهد

تحسين الجودة المستمر للإجراءات

عند المراقبة وكما هو مذكور أعلاه فان الاجراء يتطور قد يتحسن وقد يسوء فمن الممكن ان إجراءات الامس عندما كانت المنشأة صغيرة تختلف اليوم عندما تكون المنشأة أكبر لذلك يأتي دور الجودة والتحسين المستمر لها

دراسة التكلفة والوقت لكل اجراء

لكل اجراء وقت ولكل عملية داخل الاجراء وقت قد يكون بالثواني او الدقائق لكنه مرتبط بتكلف قد تكون راتب شهري او قد يكون ايجار لمكان , هذه العمليات الإجرائية ودراستها من ناحية التكلفة والوقت يساعد على عمل دراسات وسيناريوهات للوصول الى اقل تكلفة واقل وقت وبأحسن جودة

(في الفيديو اعلاه شرح مبسط و توضيحي لعملية دراسة التكلفة مع الوقت )

استحداث العمليات للمنشآت او الإدارات والاقسام الجديدة

عند استحداث إدارة داخل منشأة لابد ان يكون هنالك لها أسس تشغيلية توضع عن طريق وضع السياسات والإجراءات العامة لها حت لا تكون الإدارة الجديدة بلا مهام او اهداف متصلة بالمنشأة وأهدافه

الشفافية والنزاهة الإدارية

دائما ما نرى في الجهات الحكومية لوحة مكتوب بها ارفق كذا وكذا وقم بتعبئة النموذج رقم كذا لتحصل على الرخصة مثلا , هذا ما يسمى بالشفافية يقوم العميل بتوفير المطلوب منه بحسب الاعلان يحصل على المطلوب من غير تعقيد وهذا هو المقصود بالشفافية والنزاهة الإدارية ولا يتم ذلك الا عن طريق الإعلان عن اجراءاتك المتخذة في كل عملية لكل العملاء المستهدفين .

التحول الرقمي

ان من اهم عناصر التحول من البيئة الورقية الى البيئة الالكترونية هو عملية التحليل الاجرائي للمعاملات فمنها يتم تحديد الصلاحيات والنماذج وتوزيع الشاشات والية عملها 

وهنالك فوائد أخرى عديدة لهذه العمليات تتضح فعليا عند التنفيذ وبعده تختلف من منشأة لأخرى وذلك بحسب نشاط المنشأة نفسها فالمصانع والمطاعم تختلف عملياتها واجراءاتها عن المنشآت الإدارية كالبلديات والجامعات لذلك تجد هنا وهناك فوائد مختلفة لذلك نقول ان المهم هنا انها تنعكس إيجابا على العميل والمنتج النهائي

–جميع الحقوق محفوظة م. عبدالله بن يسلم الخنبشي

—